Política de Privacidade

1. Quem somos

A Minha Vez é um serviço da Ars Luminae, Lda., sociedade com sede na Rua Pedro Álvares Cabral, 22, 3.º Dto., 2670-391 Loures, Portugal, com o número de identificação fiscal PT513349316 (“Ars Luminae”, “nós”).

A Minha Vez é software de marcações e gestão para barbearias. Está disponível em minhavez.pt e em endereços próprios de cada barbearia (por exemplo, nomedabarbearia.minhavez.pt ou um subdomínio do domínio da própria barbearia).

Para qualquer questão sobre esta política ou sobre os seus dados pessoais: jose@arsluminae.com.

Não temos Encarregado de Proteção de Dados designado, por não estarmos abrangidos pela obrigação legal de o designar.

2. Duas situações diferentes. Leia a que lhe diz respeito.

Esta é a parte mais importante do documento. Os dados pessoais que passam pela Minha Vez não são todos tratados da mesma forma, nem sob a mesma responsabilidade.

2.1. Somos responsáveis pelo tratamento quando:

• visita o site minhavez.pt;
• nos contacta por email;
• é profissional de uma barbearia e tem conta de acesso à plataforma.

Nestes casos, decidimos nós para que servem os dados e como são tratados. Aplicam-se as secções 3 e 4.

2.2. Somos subcontratante quando:

• é cliente de uma barbearia e faz uma marcação no site dessa barbearia.

3. Dados que tratamos como responsáveis

3.1. Quem visita o site minhavez.pt

Tratamos os dados técnicos estritamente necessários para o site funcionar e estar seguro (por exemplo, os registos gerados pelos nossos fornecedores de alojamento quando uma página é servida).

O site institucional não usa cookies de publicidade nem ferramentas de análise de terceiros.

3.2. Quem nos contacta

Quando nos escreve, tratamos:

• o seu nome;
• o seu email;
• o seu telemóvel, se o indicar;
• o nome da barbearia, se o indicar;
• o conteúdo da sua mensagem.

Finalidade: responder-lhe, avaliar o seu pedido e, se for o caso, preparar e negociar um contrato.

3.3. Profissionais de barbearia com conta na plataforma

Para dar acesso à plataforma à equipa da barbearia, tratamos:

• o endereço de email da conta;
• os dados de autenticação: entra-se por código de utilização única enviado para o email da conta — não são guardadas passwords, e os códigos expiram e só servem uma vez;
• os registos de acesso necessários à segurança da conta.

A opção «entrar com Google» está desativada: hoje ninguém entra por essa via e não recebemos da Google quaisquer dados. Se voltar a ser ligada, esta política é atualizada antes disso.

Finalidade: criar e manter a conta, autenticar quem entra, proteger a plataforma contra acessos indevidos e prestar apoio ao cliente.

4. Com que fundamento tratamos estes dados

Sobre os emails de serviço da marcação — confirmação, lembrete, aviso de cancelamento e aviso de remarcação: são emails transacionais. Fazem parte do serviço que a barbearia contratou e que o cliente pediu ao marcar, e a base legal do envio é a execução do contrato (art. 6.º, n.º 1, al. b) do RGPD) — a mesma que justifica o talão de uma compra. Não assentam em consentimento: não lhe pedimos consentimento para os enviar. Também não dependem de consentimento de marketing, e não deixam de ser enviados se recusar comunicações de marketing.

O que fica registado, e o que esse registo diz. Quando indica um email ao marcar, guardamos uma linha a dizer que esse endereço passou a ser usado para os avisos dessa marcação, com a data e a marcação em que o deu. Essa linha não é um consentimento seu e não diz que autorizou o que quer que seja: diz com que fundamento o endereço é usado — execução do contrato — e serve para lhe podermos responder, se perguntar, desde quando e a partir de onde. A linha é escrita uma só vez: as marcações seguintes não a repetem nem lhe mudam a data. Pode vê-la, com essa explicação ao lado, no ficheiro que recebe ao pedir uma cópia dos seus dados (secção 5.3), e desaparece com o apagamento da sua ficha.

A consequência prática é esta: enquanto tiver uma marcação por realizar, recebe os avisos dessa marcação que a barbearia tiver ligados. É a barbearia que decide quais envia — liga e desliga cada aviso num ecrã próprio da plataforma, e um aviso desligado não é enviado a ninguém. Se não quiser voltar a receber nenhum destes emails, não indique o endereço ao marcar — o campo é opcional e a marcação faz-se sem ele. O consentimento fica reservado ao que depende mesmo dele, que são as comunicações de marketing.

O consentimento, quando é a base do tratamento, pode ser retirado a qualquer momento, sem afetar a licitude do que foi tratado antes.

5. Dados dos clientes das barbearias (somos subcontratante)

5.1. Que dados são

Quando um cliente marca no site de uma barbearia, são tratados:

• nome;
• número de telemóvel;
• endereço de email (opcional);
• os dados da marcação: serviço escolhido, barbeiro, data e hora, estado da marcação e registo do pagamento efetuado na loja;
• o histórico de marcações desse cliente nessa barbearia;
• os pontos de fidelização, se a barbearia tiver o cartão de pontos ligado: os pontos ganhos em cada marcação concluída, a data em que caducam e o histórico do saldo;
• notas que a barbearia decida associar ao cliente.

O cliente não precisa de criar conta para marcar.

Quando o cliente indica o email, os emails da marcação incluem uma ligação pessoal que permite ver o resumo dessa marcação e cancelá-la ou mudar-lhe a hora, sem conta e sem password. Quem tiver acesso a essa ligação pode fazê-lo, pelo que ela não deve ser partilhada. Por essa razão, a página a que ela dá acesso mostra apenas o primeiro nome do cliente, e nunca o telemóvel nem o email.

A mesma ligação dá acesso a uma cópia dos dados que a barbearia tem sobre o cliente e permite pedir o apagamento deles (secção 5.3). São as duas ações para as quais a ligação não basta: é também pedido o telemóvel ou o email que consta da ficha, precisamente porque um email reencaminhado não pode valer o histórico completo de uma pessoa — nem a sua destruição.

5.2. Quem é responsável por eles

A barbearia é a responsável pelo tratamento destes dados. É ela que decide para que os usa e durante quanto tempo os conserva.

A Ars Luminae é subcontratante. Isto significa, em concreto, que:

• só tratamos estes dados para prestar o serviço à barbearia e segundo as instruções documentadas dela;
• não usamos estes dados para fins próprios, não os vendemos e não os usamos para publicidade;
• não cruzamos as bases de dados de barbearias diferentes: cada barbearia vê apenas os seus clientes;
• garantimos que quem, do nosso lado, tem acesso a estes dados está sujeito a dever de confidencialidade;
• aplicamos medidas técnicas e organizativas adequadas de segurança;
• só recorremos a outros subcontratantes nas condições previstas no contrato de subcontratação (ver secção 6);
• apoiamos a barbearia a responder a pedidos dos titulares e a cumprir os seus deveres de segurança e de notificação de violações de dados;
• no fim do contrato, apagamos ou devolvemos os dados, à escolha da barbearia (ver secção 9).

5.3. É cliente de uma barbearia e quer exercer os seus direitos?

Para pedir o apagamento, a mesma ligação tem a opção “Quero que apaguem os meus dados”. Antes de confirmar, é-lhe mostrado, item a item, o que é apagado e o que fica: há registos que a barbearia é obrigada por lei a conservar, como o histórico dos serviços prestados e os pagamentos, e esses ficam sem nada que o identifique. O pedido segue para a barbearia, que é quem o executa — a lei dá-lhe um mês para responder. No momento em que confirma o pedido, enviamos um email ao responsável da barbearia a dizer que há um pedido, em que data entrou e até quando tem de responder. Esse email não o identifica: não leva o seu nome, o seu email nem o seu telemóvel, porque nada disso é preciso para abrir o ecrã onde o pedido está.

Para corrigir um dado ou exercer qualquer outro direito, dirija-se à barbearia onde marcou: é ela a responsável pelos seus dados e é ela que decide sobre eles.

Se nos contactar diretamente sobre estes dados, encaminharemos o seu pedido para a barbearia e informá-lo-emos disso. Não podemos decidir sozinhos sobre dados que não são nossa responsabilidade.

5.4. O email «está na altura de voltar»

Além dos quatro emails de serviço da secção 4 — confirmação, lembrete 24 horas antes, aviso de cancelamento e aviso de remarcação —, a barbearia pode enviar-lhe, por conta dela e apenas se o tiver autorizado previamente, um email a dizer que é altura de voltar. É o único email comercial que a plataforma pode enviar, e só se a barbearia o tiver ligado.

Só com o seu consentimento prévio. A autorização é dada por si, de forma expressa e separada, num de dois sítios: a caixa do formulário de marcação — que nasce desmarcada — ou a página da sua marcação, aberta pela ligação pessoal que recebeu no email. A base legal é o consentimento (art. 6.º, n.º 1, al. a) do RGPD e art. 13.º-A da Lei n.º 41/2004). Sem essa autorização, este email não lhe é enviado.

Retirar é tão fácil como autorizar. Todos estes emails levam uma ligação para deixar de os receber, e a mesma página da sua marcação tem o interruptor. Retirar a autorização não lhe pede confirmação de identidade nenhuma, produz efeito de imediato e não afeta a licitude do que foi enviado antes. Também não afeta os emails de serviço da marcação, que continuam a chegar enquanto tiver marcações — são coisas diferentes e uma não depende da outra.

Fica registado que autorizou, quando e onde. Guardamos, por conta da barbearia, o registo da autorização: a data em que a deu, a origem (formulário de marcação ou página da marcação), a finalidade a que respeita e o fundamento — aqui, o seu consentimento (secção 4). É esse registo que permite demonstrar que houve consentimento, como a lei exige. Conserva-se enquanto a autorização estiver em vigor; se a retirar, o registo do «não» é conservado durante um ano e depois apagado (secção 9). Faz parte da cópia dos dados que pode obter (art. 15.º, secção 5.3) e é apagado consigo quando pedir o apagamento. Se retirar a autorização, fica também registado que a retirou e quando — é a prova do sentido contrário, e serve-lhe a si.

É a barbearia que decide se o envia. Cada barbearia liga e desliga este aviso num ecrã próprio da plataforma, como liga e desliga os avisos da marcação. Enquanto o tiver desligado, este email não é enviado a ninguém e não lhe é sequer pedida autorização para o enviar.

6. Quem mais tem acesso aos dados

Para prestar o serviço, recorremos a fornecedores que atuam como nossos subcontratantes. Não vendemos dados pessoais a ninguém.

Além destes, os dados podem ser comunicados a autoridades públicas quando a lei o exigir, e aos nossos contabilistas e advogados, ao abrigo dos respetivos deveres de sigilo.

Transferências para fora do Espaço Económico Europeu: procuramos manter os dados alojados na União Europeia. Sempre que um fornecedor implique o tratamento de dados fora do EEE, essa transferência é feita ao abrigo de um mecanismo previsto no RGPD, designadamente as Cláusulas Contratuais-Tipo da Comissão Europeia ou outra decisão de adequação aplicável a esse fornecedor.

7. Cookies

O site usa apenas o que é estritamente necessário para funcionar — em concreto, o que permite manter a sessão de quem faz login na plataforma.

Não usamos cookies de publicidade. Não usamos ferramentas de análise de terceiros.

Como estes elementos são estritamente necessários à prestação de um serviço expressamente pedido por si, não dependem do seu consentimento.

8. Segurança

Aplicamos medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais, entre as quais:

• ligações cifradas (HTTPS) em todo o serviço;
• autenticação da equipa por código de utilização única enviado por email, sem passwords guardadas — os códigos expiram e só servem uma vez;
• separação lógica dos dados de cada barbearia, com controlos que impedem uma barbearia de aceder aos dados de outra;
• acesso restrito, do nosso lado, ao pessoal que dele precisa para prestar o serviço;
• cópias de segurança da base de dados.

Nenhum sistema é infalível. Se ocorrer uma violação de dados pessoais, cumprimos os deveres de comunicação previstos no RGPD, incluindo — quando somos subcontratantes — a comunicação à barbearia sem demora injustificada.

9. Durante quanto tempo guardamos os dados

O critério geral é este: guardamos os dados pessoais enquanto durar a relação que os justifica e, depois disso, apenas pelos prazos legais de conservação aplicáveis, designadamente em matéria fiscal e contabilística, ou pelo tempo necessário para exercer ou defender direitos em processos.

Em concreto:

• Pedidos de contacto que não dão origem a contrato: enquanto forem necessários para avaliar e responder ao pedido e para demonstrar o que foi respondido, findo o que são eliminados.
• Contas de profissionais de barbearia: enquanto a conta estiver ativa e a barbearia for cliente; depois, apenas pelo tempo exigido pelos prazos legais de conservação aplicáveis ou necessário à defesa de direitos.
• Faturas e documentos contabilísticos: pelo prazo exigido pela legislação fiscal portuguesa.
• Registos de acesso e segurança: pelo tempo necessário à finalidade de segurança que os justifica e aos prazos legais aplicáveis.
• Dados de clientes das barbearias: quem decide é a barbearia, enquanto responsável pelo tratamento. A plataforma aplica sozinha estes prazos, que são o que acontece se a barbearia não decidir outra coisa:
  • o email indicado numa marcação é apagado 13 meses depois de a marcação ter acontecido — a marcação em si fica;
  • uma ficha de cliente sem marcações nem atividade há 3 anos é apagada, do mesmo modo que um pedido de apagamento a apagaria;
  • um consentimento recusado é apagado ao fim de 1 ano;
  • o registo de um email enviado é apagado ao fim de 2 anos (os dados pessoais dentro dele saem aos 30 dias);
  • o registo interno de operações sensíveis é apagado ao fim de 5 anos.
  Os dois primeiros prazos são configuráveis pela barbearia, dentro de limites mínimos que a plataforma impõe. O histórico de serviços prestados e os pagamentos não têm prazo: são a contabilidade da barbearia e o prazo é o da lei fiscal, não o nosso — depois de uma ficha ser apagada, deixam de ter qualquer elemento que identifique alguém. Terminado o contrato com a barbearia, os dados são apagados ou devolvidos conforme a instrução dela, nos termos previstos no contrato de subcontratação (DPA).

10. Os seus direitos

Sobre os dados de que somos responsáveis (secção 3), tem o direito de:

• aceder aos seus dados e saber como são tratados;
• pedir a retificação de dados incorretos ou incompletos;
• pedir o apagamento dos dados, quando não haja fundamento para os manter;
• pedir a limitação do tratamento;
• opor-se a tratamentos baseados em interesse legítimo;
• pedir a portabilidade dos dados que nos forneceu, em formato estruturado e de uso corrente;
• retirar o consentimento, quando o tratamento se baseie em consentimento.

Para exercer qualquer destes direitos, escreva para jose@arsluminae.com. Respondemos no prazo previsto no RGPD — um mês, prorrogável quando o pedido for complexo. Podemos ter de confirmar a sua identidade antes de responder.

Se os dados forem de uma marcação numa barbearia, o pedido tem de ser dirigido a essa barbearia (ver secção 5.3).

Reclamações. Se entender que os seus dados não estão a ser tratados corretamente, pode apresentar reclamação à autoridade de controlo:

Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) — www.cnpd.pt

Agradecemos que nos contacte primeiro — na maior parte dos casos resolve-se depressa.

11. Menores

A plataforma destina-se a maiores de idade. Não pedimos nem tratamos conscientemente dados de menores para criar contas de profissionais.

Quando um menor é levado a uma barbearia e é feita uma marcação em nome dele, cabe à barbearia, enquanto responsável pelo tratamento, assegurar as condições legais desse tratamento.

12. Decisões automatizadas

Não tomamos decisões exclusivamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos sobre si ou que o afetem de forma significativa. O cálculo das horas disponíveis é automático, mas é apenas uma operação de agenda: resulta dos horários, das durações dos serviços e das marcações já existentes. A atribuição de pontos de fidelização também é automática, e resulta apenas do preço de uma marcação dada como concluída.

13. Alterações a esta política

Podemos atualizar esta política, por exemplo se mudarmos de fornecedor ou acrescentarmos funcionalidades. A versão em vigor é sempre a publicada nesta página, com a data de última atualização no topo.

Quando a alteração for significativa, avisamos as barbearias nossas clientes por email, com a antecedência prevista nos Termos e Condições e no contrato de subcontratação (DPA).